Retorikexpert, ledartränare
och författare.
Driver mentorprogram
för chefer och ledare.
www.chpersonalutveckling.se
I pandemins kölvatten har många ledare fått en annan vardag. I stället för att ha sina medarbetare på plats på jobbet, har nu många arbetsplatser ställt om till distansarbete. Vi var nog många som trodde att detta var högst tillfälligt och att när pandemin var över skulle också alla återvända till sina arbetsplatser. Nu vet vi att det inte kommer att bli så. Många är de arbetsplatser som går in i en ny tillvaro. En tillvaro när medarbetare jobbar hemifrån, åtminstone vissa delar av veckorna. Vilka krav ställer denna nya vardag på chefer och ledare? Hur kan jag säkerställa att jag leder, även om mina medarbetare finns på distans?
Under den senaste tiden har jag mött flera chefer som uttryckt att de känner sig famlande i denna nya tillvaro. En chef berättade att han inför sommaren bestämt sig för att spontanbesöka sina mellanchefer för att lämna en sommarpresent. Det som verkade som en verkligt bra idé skulle visa sig bli mindre lyckat. När chefen ringde på hemma hos en av sina mellanchefer stod det klart att den chefen inte alls jobbade – just då. Lite yrvaket öppnade han efter att ha rest sig från soffan där han låg och kollade på Netflix. Chefen som kom på besök berättade att han kände sig förlägen och fick bråttom att lämna presenten och åka därifrån.
Beteendet är fullt förståeligt; chefen kände att han klampade in och såg något han inte borde veta om. Men stämmer det verkligen? Vilka krav kan man egentligen ställa på medarbetare som jobbar hemifrån? På detta finns det självklart olika svar, men oavsett hur du som chef/ledare känner inför detta så är det viktigt att ha rätt fokus.
Det dilemma som den besökande chefen berättar om fick mig att tänka tillbaka på när jag undervisade på gymnasiet. Jag träffade mina klasser tre fyrtiominuterslektioner i veckan. Det innebar att det jobb som krävdes av eleverna för att de skulle lyckas uppnå de betyg de önskade – det jobbet gjordes hemma, på distans. Vad hade jag då som lärare för redskap för att säkerställa att det verkligen hände något mellan våra lektioner?
Vad krävs för ett fungerande ledarskap på distans?
Helt avgörande för att resultat skulle uppnås, var att uppgiften var tydlig och avgränsad. I de fall eleverna skulle jobba mer fritt behövde jag ha tydliga avstämningspunkter, innan de kommit för långt i sitt arbete. Det måste också finnas tydliga deadlines, hellre fler än färre. Dessa deadlines var det min uppgift att säkra upp, genom att ständigt ha koll på hur arbetet rörde sig framåt och i vilken takt. Ibland, för att inte säga rätt ofta, kunde det inträffa att en elev på min fråga hur arbetet låg till mot deadline, presenterade en hel rad med argument varför deadline var omöjlig att nå. Mycket sällan köpte jag något av dessa argument, utan min reaktion var istället att visa på att även om det fanns svårigheter att nå deadline, så förväntade jag mig att den skulle hållas. Detta förhållningssätt innebar att jag fortsatte att höra av mig, tills jobbet vara gjort. Nyckeln var – glad och positiv, samtidigt som jag påförde ett visst tryck, självklart anpassat efter person. Att vara glad – men jobbig, blev mitt arbetsredskap. I takt med att eleverna insåg med vilken uthållighet jag stämde av deras deadlines blev de mer och mer självgående. När de insett att jobbet måste göras inom överenskommen tid behövdes färre och färre av mina kontroller.
Vad är viktigt?
Arbetsuppgifterna i fokus – det är vad jag tror behöver vara vägledande också när fler och fler arbetsplatser mer permanent kommer att införa distansarbete. Självklart behöver medarbetarna var pigga, alerta och på vid överenskomna digitala möten. Förmodligen behövs också vissa tider där man med säkerhet vet att medarbetarna finns tillgängliga vid sin dator. Därutöver tror jag att varje chef och ledare behöver inse att distansarbete aldrig kan fungera exakt som när alla finns tillsammans på jobbet. Tänker på den chef som dök upp med sommarpresenten och hittade sin medarbetare i soffan med Netflix – kanske var det inte så alarmerande ändå? Kanske hade medarbetaren redan slutfört dagens jobb? Kanske hade medarbetaren jobbat sent på kvällen? Om man som chef har koll och därför vet att medarbetare gör sitt jobb – då kan man, i stället för att förläget lämna så snart som möjligt, glatt utropa: ”Åh, det ser härligt ut! Förstår att du planerar att jobba en annan tid idag! Tänkte bara ge dig en sommarpresent, för att visa hur mycket jag uppskattar ditt jobb!”
Led med värme, närvaro och tydlighet med fokus på att det jobb som ska göras blir gjort inom överenskommen tidsram. Det är det verkligt viktiga.
Lika lite som jag kunde veta när mina elever gjorde sina uppgifter – lika lite kan en chef ha synpunkter på när jobbet görs, så länge deadline hålls, jobbet blir gjort och medarbetaren är tillgänglig när man behöver vara det.
Om dina medarbetare känner att du som chef och ledare har stenkoll, trots att ni inte ses fysiskt varje dag – då kan du också ge dem större frihet utan att bli orolig över att de inte gör sitt jobb.
Arbetslivet går in i en ny fas efter pandemin. Tryggt då som chef att veta att undersökningar visar att medarbetare som jobbar hemifrån oftast jobbar mer än när de finns på arbetsplatsen. Led med värme, närvaro och tydlighet med fokus på att det jobb som ska göras blir gjort inom överenskommen tidsram. Det är det verkligt viktiga.
Hur är du som ledare för dina medarbetare på distans?
Kolla checklistan
- Arbetsuppgifterna och dina förväntningar är tydliga.
- Deadline är satt och du stämmer sedan av den löpande.
- Ni har kommit överens om tider när samtliga medarbetare är tillgängliga.
- Ni har så god framförhållning som möjligt vad gäller era digitala möten.
- Du har en upparbetad rutin för att regelbundet höra av dig till dina medarbetare.
- Du vinnlägger dig om att vara glad och positiv när du har kontakt med dina medarbetare, utan att fördenskull avstå från att applicera ett visst tryck när så krävs.
- Du eftersträvar att ha stenkoll på i vilken riktning och i vilken takt dina medarbetares arbetsinsatser rör sig framåt.
- Du tar alla tillfällen till att uppmuntra och peppa.
Sträva efter att sätta dessa åtta punkter i ditt dagliga ledarskap. Då kommer du att upplevas som en engagerad, drivande och närvarande chef – trots att du inte möter dina medarbetare lika ofta som tidigare.
