- Annons -

”Jag vet så väl vilka personligheter som jag har svårt att hantera. Det har jag insett under mina år som chef i mötet med många olika medarbetare. Ibland är det ändå inte lätt; jag kanske är stressad och känner inte riktigt att jag hittar orken och lusten att anpassa mig och ge vad just den här medarbetaren behöver. I början trodde jag att jag kunde dölja min irritation – nu har jag lärt mig att min sinnesstämning märks. Eftersom frustrationen inte går att dölja, så måsta jag lägga tid på att hitta rätt läge – varje gång. Självklart välanvänd tid, men inte alltid så lätt i vardagen.”

På detta sätt beskrev en chef sitt driv att ständigt bli bättre på att kommunicera med sina medarbetare, just på det sätt som var och en behöver. Jag imponerades av hennes klarsyn och det sätt på vilket hon låtit sin mångåriga erfarenhet bidra till att öka hennes självinsikt. Genom vårt samtal tonade en medvetenhet fram, kring vikten av att kommunicera med varje medarbetare på ett sådant sätt att budskapet går fram och leder till att en lust att leverera föds i medarbetaren; att vilja vara med och bidra.

- Artikeln fortsätter efter annonsen -

Att se och bekräfta dina medarbetare
Arbetet med att bli en god kommunikatör behöver ske både på lång och kort sikt. Det långsiktiga arbetet syftar till att få varje medarbetare att känna sig viktig, sedd och värdefull. Om du som chef och ledare inte lyckas med detta, spelar det ingen roll hur välformulerade budskap du levererar. För att lyckas med att skicka ut uppskattande signaler behöver du tänka till.
En chef berättade att hon med jämna mellanrum behövde få in ett antal rapporter från sina medarbetare. Rapporter som hon visste störde medarbetarna i deras dagliga arbete, men rapporter som, utifrån en säkerhetsaspekt var av yttersta vikt att de avlämnades vid bestämda tidpunkter. Chefen berättade att hon, i början, alltid skickade ett ”tack för din rapport”, så snart en rapport landade i hennes inkorg. De enda medarbetare som sedan fick ett mail, där chefen kommenterade den skrivna rapporten, var de medarbetare i vilkas rapporter det fanns felaktigheter eller något var utelämnat. När det sedan kom till chefens kännedom att en del medarbetare inte trodde att chefen läste alla rapporter, så övergick hon till att vänta med det första tackmailet, tills hon läst rapporten. Detta innebar att hon utöver att tacka för rapporten också kunde ge en kort kommentar till något i rapportens innehåll.
Att chefen gör denna förändring, visar att hon förstått hur viktig hennes återkoppling var. När det formella tackmailet inte gjorde jobbet, ändrade hon sina rutiner så att varje medarbetare skulle känna att även om rapportskrivandet upplevdes som ett störningsmoment i vardagen, så var rapporten viktig och värdefull – och den blev läst!
Att som chef och ledare ständigt ha örat mot marken, på det sätt som denna chef visar, är avgörande för att du som chef och ledare ska kunna skruva i ditt sätt att kommunicera utifrån varje stund och situation. Ofta kan det vara så att ett sätt att kommunicera som fungerat väl tidigare, helt plötsligt inte flyger. Då är det lätt att tänka att anledningen är mottagarna, eftersom du är densamme. Men det behöver inte alls vara rätt slutsats – det kan helt enkelt vara så att dessa nya mottagare behöver en annan kommunikationsstil från dig!

Att ha ett genomtänkt bemötande
Tänker på den chef jag citerar i inledningen av texten, som utan att behöva någon betänketid, direkt kunde säga vilken personlighetstyp som var svårast att hantera. För den här chefen var det personer som var veliga och långsamma; medarbetare som hade problem att fatta beslut och få saker att hända.
”Jag vet att dessa medarbetare gör att jag riskerar att visa mig från min sämsta sida som chef. Jag kan bli kort, otålig och tydligt visa min irritation. Det har jag fått jobba med under mina år som chef. Det är upp till mig att anpassa min kommunikation. Vet jag att medarbetaren har svårt att landa ett beslut, får jag gå in och summera och peka på de alternativ som finns. Sedan är det viktigt att medarbetaren själv går vidare med beslutet. Min roll är att kommunicera tillit och förtroende till medarbetaren – ge stöd, men inte ta över.”
För dig som chef och ledare gäller att du ständigt behöver vara beredd att förändra din kommunikationsstil – att anpassa dig till dina olika medarbetare, för att säkerställa att du förmedlar såväl uppskattning som förväntan. Det är genom att se och bekräfta dina medarbetare som du får medarbetare som vill kliva fram – redo och pigga på nya uppdrag. Som ledare är detta en av de viktigaste uppgifterna du har – att bidra till att dina medarbetare vill och får blomstra under din ledning. För att detta ska bli verklighet krävs genomtänkt och väl anpassad kommunikation – varje dag.

***

Hur bra kommunicerar du med dina medarbetare?

Chefen som uttalar sig i artikeln, har många års erfarenhet av att vara chef och ledare.
Genom hennes medvetenhet om kommunikationens betydelse, har hon genom åren utvecklat en skicklighet på att ha örat mot marken – att lyssna in och notera om hon vid varje enskilt tillfälle lyckats förmedla sitt budskap så att det både landat och motiverat medarbetaren.

Men hur ska man göra om man är relativt ny i rollen som chef? Om man ännu inte hunnit skaffa sig kompetensen att själv läsa av olika kommunikationssituationer?

Här kommer svaret! Du tar medarbetarna till hjälp! Det finns inga bättre än de du kommunicerar med som kan ge dig kvitto på om din kommunikation fungerar. Här nedan följer exempel på frågor som du kan använda som en avstämning med dina medarbetare. Spara inte dessa frågor till medarbetarsamtalet – stäm av löpande! Effektiv ledarträning mitt i vardagen!

1. Tycker du att mitt budskap var tydligt? Något du känner är oklart?
2. Har jag lyckats klargöra varför uppgiften är viktig? Känns det meningsfullt att gå vidare med jobbet?
3. Var skulle du säga att jag ligger på en skala 1–10 när det gäller uppskattning av ditt arbete? Något du saknar i form av feedback från mig?
4. Tycker du att du får samma mängd feedback vare sig jag önskar se något annorlunda, eller jag är helnöjd med din insats?
5. Hur upplever du mitt sätt att leda arbetet? Lugnt och metodiskt eller ryckigt och ojämnt? Om du upplever att mitt ledarskap varierar – kan du ge några exempel på när det tagit sig olika uttryck?
6. Något annat som du skulle önska i mitt ledarskap, som skulle motivera dig ytterligare?

Tanken är inte att du ska använda alla frågeställningarna samtidigt, utan lyfta in den fråga som stämmer in i det sammanhang där ni befinner er. Det är också viktigt att du väljer medarbetare med vilka du känner dig bekväm att ställa den här typen av frågor. Gör du det kommer du att få intressanta svar, för dig att bearbeta och fundera över. Tids nog når du kompetensen att själv kunna göra dina egna avstämningar, genom att läsa av medarbetare och olika situationer.

Lycka till!